Тендер з організації заходу про реформи

Тендер з організації заходу про реформи

Photo: unsplash.com
18 Вересня 2024
FacebookTwitterTelegram
4816

Громадська організація «Вокс Україна» за підтримки The National Endowment Foundation (NED) планує 11 листопада 2024-го року провести конференцію, присвячену реформам в Україні.

Ми хотіли б запросити компанії з організації заходів до участі в тендері з організації цієї події.

Наші побажання щодо складових заходу нижче.

Дата, час: 11 листопада 2024-го року, 10:30 – 14:00

Місце проведення заходу: м.Київ, локація зі сховищем/підвалом або зал під землею/в укритті, доступна для маломобільних людей 

Кількість учасників: 100-150 осіб

Попередня структура програми заходу

10:30 – 11:00 Реєстрація та вітальна кава
11:00 – 11:10 Вітальне слово від організаторів
11:10 – 11:20 Вітальна промова від донора
11:20 – 11:30 Вітальна промова від спеціального гостя
11:30 – 12:30 Панельна дискусія
12:30 – 13:00 Кава і спілкування
13:00 – 14:00 Панельна дискусія 
14:00 – 14:30 Кава і спілкування

Потреби

Місце проведення:

  • приміщення для заходу: головний зал на 100-150 осіб, зона фуршету, зона реєстрації учасників. 

У разі повітряної тривоги має бути доступне укриття чи зал має бути у підвальному поверсі. Приміщення має бути інклюзивним, з урахуванням потреб маломобільних людей. 

  • Парковка: орієнтовно 5 паркомісць для спікерів та команди.

Харчування:

  • постійно діюча зона фуршету з оновленнями асортименту: 3 кава-брейки (під час реєстрації, між панельними дискусіями та в кінці під час спілкування). Кава-брейк: 3 солодкі, 3 солоні види закусок, чай, кава, сік, вода. 

Технічний супровід та обладнання залу:

  • зона сцени (подіум)
  • відеозапис події для викладання у YouTube після події;
  • відеотрансляція у Zoom для зареєстрованих, можливість приєднання через Zoom для доповідачів;
  • звукове обладнання для доповідачів та ведучого заходу (у панелі до 6 доповідачі та модератор, + ведучий заходу + мікрофони для питань із залу (2));
  • світлове обладнання;
  • 2-3 екрани для залу (1 за сценою, 2 по бокам, чи два по бокам від сцени). Можливо додатковий екран зі звуком у зоні фуршету. Уточніть, будь ласка, розмір пропонованих екранів у пропозиції.
  • Можливість спікерам показувати презентації (екран-суфлер, клікер).

Друковані матеріали:

  • Банер – фотозона у зону фуршету. 
  • Банер за сцену
  • Банер у зону реєстрації.
  • Виготовлення бейджів (200)

За можливості, надайте, будь ласка, посилання на три конференції, до організації яких ви долучалися.

Дедлайн прийняття пропозицій: 25.09.2024 до 23:59. 

Пропозиції надсилайте на емейл [email protected] (Ксенія Алеканкіна, керівниця проєкту «Індекс реформ», ГО «Вокс Україна») та [email protected] (Вікторія Агапова, заступниця керівниці проєкту «Індекс реформ», ГО «Вокс Україна»).

Чекаємо на вашу комерційну пропозицію.

Активність відбувається за підтримки The National Endowment for Democracy (NED) – незалежної, неприбуткової фундації, покликаної сприяти розвитку та зміцненню демократичних інститутів у всьому світі.

Застереження

Автори не є співробітниками, не консультують, не володіють акціями та не отримують фінансування від жодної компанії чи організації, яка б мала користь від цієї статті, а також жодним чином з ними не пов’язаний