Чи може команда бути ефективною, якщо її учасники ніколи не зустрічалися наживо?

Світ стає все більш глобалізованим, а бізнес стирає кордони між країнами. Здається, що формула успіху – це команди, де найкращі фахівці з усього світу працюють разом не виходячи з дому. Звісно при такому форматі роботи є і певні труднощі, але вони не завжди знаходяться там, де ми їх очікуємо. Дослідження професора і завідувача кафедри в Університеті Північної Кароліни в Грінсборо (США) Василя Тараса, яке базується на опитуванні учасників глобальних віртуальних команд, показує, що зазвичай реальність спільної роботи дещо інша, ніж уявляється на початку.

Очікування vs. реальність у роботі глобальних віртуальних команд

Очікувані виклики в управлінні глобальними віртуальними командами часто відрізняються від тих, які насправді ускладнюють співпрацю. Згідно з результатами дослідження, у першому колі опитування учасники очікувано приділили найбільше уваги часовим поясам, мовним бар’єрам та культурним відмінностям. Однак, на практиці найбільшими перешкодами стали інституційні відмінності (такі як очікування від команди та розподіл відповідальності, про що йдеться нижче), нестача неформальної комунікації та конфлікт пріоритетів у проєктах.

Наприклад, труднощі з мовою спочатку оцінювалися в 2,8 бала, тоді як фактичний рівень проблеми виявився лише 1,6 бала. Це не дивно, адже сучасні інструменти, такі як Google Translate, ChatGPT та подібні, значно знижують ці бар’єри. Аналогічно різниця в часових поясах оцінювалася як проблемна на рівні 3,4 бала до початку проекту, але після завершення команди відзначили, що реальний вплив цього фактора становив лише 2,6 бала. Проте все ж із міжнародно-культурних факторів (рис. 1) саме різниця в часі виявилася найскладнішим моментом у роботі глобальних віртуальних команд.

Натомість питання недостатніх зусиль з боку окремих учасників (2,9 бала очікувано та 2,7 фактично), а також проблеми з розподілом навантаження (2,6 очікувано та 2,5 фактично) залишилися актуальними.

Цікаво, що не було жодного фактора, який би на практиці викликав більші труднощі у роботі віртуальних глобальних команд, ніж очікувалось перед початком проєкту.

Ключові виклики глобальних віртуальних команд і шляхи їх подолання

Брак неформального спілкування

Віртуальні команди рідко мають можливість для випадкових розмов, які є звичною практикою у фізичних офісах. Такі неформальні контакти допомагають створювати довіру між колегами та розвивати відчуття єдності. Відсутність цього елемента робить взаємодію між членами команди більш сухою та функціональною, що ускладнює налагодження продуктивної співпраці.

Дослідження X-Culture показали, що запровадження регулярних відеодзвінків та неформальних обговорень підвищує ефективність команди. Наприклад, якщо перед початком проекту команда витратить один тиждень на онлайн-знайомство, її ефективність значно виросте. Однак, якщо цей період розтягнеться на три тижні, команда може втратити фокус на робочих завданнях.

Інституційні відмінності та узгодження очікувань

Однією з основних проблем є нерівномірний розподіл роботи. Часто активні учасники команди скаржаться на колег, які або не докладають достатніх зусиль, або мають слабкі технічні чи комунікативні навички, або ж, навпаки, домінують у дискусіях. Такі ситуації створюють напругу та знижують ефективність команди. 

Щоб подолати ці виклики, менеджери мають створити чіткі очікування щодо внеску кожного учасника. Прозорий розподіл ролей та завдань допоможе уникнути ситуацій, коли частина команди почувається перевантаженою, а інша — недостатньо залученою.

Конфлікт пріоритетів у проєктах

Члени міжнародних команд, що працюють віддалено, часто поєднують участь у декількох проєктах. Через це деякі учасники працюють менше, бо мають значне залучення до паралельних проєктів. Це створює дисбаланс у команді та може спричиняти конфлікти. 

Менеджери можуть мінімізувати цей виклик, запроваджуючи гнучкі дедлайни, індивідуалізовані графіки роботи та регулярний обмін статусами завдань, що дозволяє адаптувати розподіл роботи до реальних можливостей команди.

Використання технологічних рішень для підвищення ефективності

Ефективне управління віртуальними командами потребує не лише усунення бар’єрів, а й впровадження інструментів, що допомагають організувати співпрацю. Наприклад, Asana, Trello та Jira сприяють систематизації завдань, полегшують координацію роботи та забезпечують прозорий контроль за прогресом. Платформи Microsoft Teams та Slack дозволяють не лише швидко обмінюватися повідомленнями, а й реалізувати відеозустрічі та можливості для неформального спілкування. Добре працюють неформальні активності: запровадження віртуальних тімбілдінгів та ice-breaker-активностей позитивно впливає на рівень довіри, підвищує мотивацію та сприяє продуктивній співпраці глобальної віртуальної команди.