Як відкриті підходи до закупівель допомагають Україні подолати COVID-19

OCP, OGP, ОЕСР, Transparency International та ряд інших організацій, які підтримують прозорість та підзвітність, випустили рекомендації щодо підтримки поставок для системи охорони здоров’я під час пандемії covid-19. Я хочу розповісти про позитивні кроки, які ми робимо в Україні.

Зрівняти попит з пропозицією

Одночасно з експоненціальним поширенням пандемії коронавірусу зростає і попит на товари. Наразі найбільшою проблемою закупівель є, мабуть, нестача ліків та медичного обладнання. Тисячі підприємств зіткнулися з безпрецедентним та непередбаченим стрибком попиту. Все це — в умовах обмежених ресурсів. Завдяки відкритим даним про контракти Україна вирішує цю проблему трьома способами: аналіз та консолідація попиту; залучення нових постачальників; планування та управління закупівлями.

Консолідація попиту

Введення в Україні з 12 березня карантинних заходів викликало величезне зростання попиту на товари не лише з боку лікарень та медичних установ, але й з інших різноманітних джерел: громадян, які хотіли придбати маски та інші засоби індивідуального захисту, антисептики, ліки та навіть апарати ШВЛ; бізнеси, яким потрібно було захистити своїх працівників; міжнародні фінансові установи та донори, які намагалися адаптувати свої програми для боротьби з пандемією; та волонтери, які активно складали власні списки закупівель. Деякі з цих категорій вирішили накупити всього, що може знадобитися в майбутньому: «просто купуйте все, що є, ми все одно не зможемо перевищити ліміт закупівель», як сказав мені один волонтер.

Очевидно, що це досить сумнівний підхід до проведення державних закупівель. Тож Україна запровадила кілька інструментів для консолідації попиту. Це створений Міністерством охорони здоров’я та Медичним централізованим агентством закупівель інструмент, який допомагає лікарням передбачати попит на понад 100 предметів, аналізуючи місткість лікарні, наявне обладнання та поточне навантаження. Наприклад, станом на 6 квітня переважна більшість ключових та непрофільних лікарень (понад 2000) повідомили про свої потреби та поточні запаси, і для передачі цієї інформації ринку та громадянам було створено інструмент для бізнес-аналізу. 

Громадська організація Donors.ua, яка зазвичай займається питаннями здачі крові, також створила платформу, на якій лікарні можуть створювати прості списки потреб для боротьби з COVID-19. Попри опціональність цього інструменту, його активно використовують волонтери, які можуть знайти конкретну лікарню та надати допомогу їй безпосередньо.

Залучення постачальників

Ще один привід для занепокоєння — нестача постачальників. Перевантаження системи охорони здоров’я є однією з найбільших загроз для наших зусиль зі стримування пандемії. Ми говоримо не лише про потужності лікарень та обладнання, зокрема апарати ШВЛ, але й про те, чи в змозі постачальники забезпечити їх необхідними товарами та послугами. У такій ситуації дефіцит та зростання цін є очікуваними. Наприклад, за останніми даними, з січня ціни на маски в Україні зросли більш ніж у 10 разів. 

Цінова гонка спричиняє тиск на постачальників: компанії оновлюють ціни кілька разів на день, щоб задовольнити поточний попит. З іншого боку, ситуація мотивує тих, хто не зміг виконати замовлення, збільшити свої виробничі потужності. Дослідження ТІ показали, що три з п’яти найкращих постачальників масок у березні раніше не продавали цю категорію товарів.

Використати відкриті дані для збільшення можливостей постачальників можна кількома способами. По-перше, система державних закупівель Prozorro — ідеальний ресурс для пошуку потенційних постачальників. Починаючи з 2016 року, всі дані щодо державних закупівель року доступні через відкритий API, включаючи всіх учасників торгів, їхні контактні дані та регіони, в яких вони працюють.

Ще один спосіб спростити закупівлі — опублікувати всі наявні пропозиції онлайн. Таким чином кожен зможе побачити поточні ціни, їх зміну та доступні товари. Електронний магазин для державних закупівель Prozorro Market, який в Україні запустили у квітні 2019 року, використовують, щоб зібрати всі пропозиції в одному місці. Команда Prozorro робить все можливе, щоб збільшити кількість пропозицій: процес кваліфікації постачальників був радикально спрощений, і найпопулярніші предмети, тобто тести, дезінфікуючі засоби, маски та засоби захисту були швидко додані до списку товарів. Зараз Prozorro Market можна використовувати як інструмент для вибору постачальників, моніторингу цін і, звичайно, закупівель. Більш того, зібравши всі пропозиції на одній платформі, ми швидше встановлюємо баланс цін: постачальники мають змогу реагувати на зміну цінової стратегії конкурентів у режимі реального часу.

І останній, але не менш важливий момент: відкритість даних дозволяє з легкістю показати обсяг закупівель та мотивувати більше нових підприємств стати постачальниками. Карантин в Україні ввели 12 березня. Всі необхідні зміни як на законодавчому, так і технічному рівні, для створення спеціального процесу проведення держзакупівель для стримування епідемії були внесені у перші вісім днів. Процедура закупівель спрощена, але вона залишається відкритою та прозорою. Базуючись на даних Prozorro, ми вже можемо сказати, що Україна витратила майже 1 мільярд гривень ($36 млн) за 6 днів (до 5 квітня). Цими даними активно користуються підприємства, які могли б розглянути ринок державних закупівель на період, коли не можуть займатися своєю звичайною бізнес-діяльністю. 

Стратегія закупівель

Консолідація попиту та пропозиції значно спрощує планування закупівель. Як я вже згадував, законодавством було встановлено швидкий, простий, але все ж прозорий метод закупівель. Він не передбачає відкритих торгів, але вимагає публікувати оголошення включно з усіма критеріями відбору та надання повної, своєчасної звітності. Такий підхід був обраний через надзвичайну терміновість потреби та непрогнозованість розвитку пандемії. 

Звичайно, прямі закупівлі, без відкритих аукціонів – це суттєва деградація у конкурентності ринку. Втім, доводиться визнати, що такий підхід був обгрунтований в березні. Спочатку, 19 березня, КМУ запропонував редакцію постанови №225 в якій між оголошенням закупівлі та укладанням контракту мало пройти мінімум 48 годин. Але це одразу призвело до суттєвих проблем: через ажіотаж на ринку постачальники відмовлялися чекати на укладання контрактів, закупівлі не відбувалися. Тому 31 березня було внесено зміни до Постанови, і тепер закупівля відбувається протягом одного дня, але з обов’язковим «слідом» в системі: публікацією контракту, технічних та якісних характеристик продукції.

Завдяки цьому всі процедури можна виконати за один день і при цьому надати достатньо даних. На основі зібраних даних розробляється комплексна стратегія закупівель. Централізоване агентство медичних закупівель (створене у 2018 році) починає проводити великі обсяги закупівель, що збільшить переговорну потужність та, сподіваємося, знизить кінцеву ціну. Тому відкриті дані є життєво важливими для того, щоб розуміти як попит, так і пропозицію.

Більше того, ті самі дані дуже важливі для міжнародних фінансових установ, приватних волонтерів та благодійних організацій, які також повинні бачити фактичний непокритий попит. Плани закупівель, які також публікує Prozorro, вирішують цю проблему. 

Мінімізація ризиків у закупівлях — ще один важливий спосіб використання відкритих даних. Аналітична онлайн-система YouControl надає всім закупівельним організаціям вільний доступ до даних, щоб убезпечити їх від ненадійних постачальників. 

Комунікація — критично важливий елемент успіху

Щоб дані приносили користь, їх треба коректно використовувати і суміщати з залученням зацікавлених сторін та комунікацією. Саме через це аналіз інсайтів та комунікація є такою ж важливою частиною нашої роботи, як і збір даних. 

Процедури закупівель мають бути відкритими та простими, щоб залучати нових постачальників та мотивувати бізнеси, що могли б долучитися до процесу. Треба надавати інформацію про ємність ринку, попит і конкуренцію. Більш того, потрібно комунікувати загальну статистику закупівель, щоб залучити до держзакупівель тих, по кому найсильніше вдарить спричинена епідемією рецесія. 

Prozorro досягає цього за рахунок активної комунікації з підприємствами через медіа та бізнес-асоціації. Ми щотижня ділимося інформацією про найважливіші закупки, пов’язані з COVID-19, а також про стан державних закупівель (порівняно з минулим роком). 

Закупівельники — ще одна зі сторін цієї комунікації. Вони потребують цілого ряду інструкцій та рекомендацій: що та як варто купувати, за якими критеріями, як обирати постачальників. Громадські активісти проекту Dozorro розробили інструкції, які було передано закупівельним організаціям через представників Міністерства охорони здоров’я. 

Громадський моніторинг: аналіз даних для забезпечення прозорості та підзвітності

Відкриття даних про закупівлі допомагає відслідковуванню транзакцій, щоб будь-які злочини можна було легко знайти, розкрити, виправити та навіть, сподіваємось, запобігти їм.

Саме через це інструменти аналізу даних були важливою складовою ProZorro з самого запуску. Також, щойно спеціальні процедури закупівель для стримування спалаху коронавірусу набули чинності, були оновлені інструменти бізнес-аналізу (наприклад, bi.prozorro.org та його опис).

Компанія Transparency International Україна запустила спеціальний проект на основі Dozorro, спрямований безпосередньо на закупівлі для протистояння COVID-19. В рамках проекту найважливіші теми, зокрема, закупівля масок, тестів та апаратів ШВЛ, аналізують кілька разів на тиждень.

Ще один хороший приклад використання відкритих даних про контракти — карта закупівель медичного обладнання, яку розробили журналісти Slidstvo.Info. За її допомогою кожен може перевірити, скільки в лікарнях країни є тестів чи апаратів ШВЛ та скільки планується придбати.

Але слідкувати потрібно не лише за закупівлями, пов’язаними з темою COVID. У важкі періоди громадськість стає більш чутливою до непрозорих або невиправданих закупівель, тож потрібно активно комунікувати будь-які суттєві витрати.

Наприклад, після суспільного розголосу Міністерство внутрішніх справ скасувало закупівлю близько 600 автомобілів, а КМДА скасувала контракт на 65 мільйонів гривень на вуличні камери, які дозволили б розпізнавати обличчя та вимірювати температуру людей.

Наступні кроки

Для подолання надзвичайної ситуації потрібен комплексний підхід. Не можна жертвувати відкритістю даних та відповідальністю уряду навіть коли потрібні термінові радікальні кроки. Єдиний спосіб впоратися з поточною ситуацією — це не намагатися захопити контроль, а створити коаліцію стейкхолдерів навколо відкритих і прозорих даних про контракти. Дані про контракти — це лише частина ланцюжка постачання: чим краще ми їх розуміємо, тим більш зважені рішення зможемо приймати спираючись на них. В поточній ситуації це матиме прямий вплив на наші життя. 

В той же час, необхідно розуміти, що прямі, неконкурентні закупівлі – це лише тимчасовий захід, який не може тривати вічно. Законом встановлено термін в три місяці, а перелік предметів закупівлі визначено в постанові КМУ. 

На базі відкритих даних необхідно уважно слідкувати за ситуацією. Коли одночасно знизиться волатильність цін, з’явиться велика кількість постачальників та зменшиться поточна потреба – це має бути сигналом для поступового скорочення винятків, що закуповуються за максимально спрощеною процедурою.

Ще один важливий крок – максимально швидке створення ЦЗО на базі ДП «Медичні Закупівлі України», що дасть можливість ДП проводити закупівлі не лише за кошти, виділені безпосередньо на підприємство, а й агреговані закупівлі за кошти інших замовників: лікарень, лабораторій тощо.